Interview mit Robert Farthmann
Managing Partner Conbene GmbH
Hallo Robert, schön, dass wir mit Dir sprechen können. Gleich vorab: Warum setzt Ihr KontextMaps ein?
Viel, viel bessere und schnellere Kommunikation komplexer Projekte! Fast ohne Vorlaufzeit können wir mit den KontextMaps beim Kunden zeigen, welche Prozesse gerade ablaufen, wer wofür zuständig ist und wohin die Reise gehen soll. Ein großer Benefit, der uns auch bei der Auftragsgenerierung hilft!
Was macht Conbene? Wobei helft Ihr Euren Kunden?
Unser Leitsatz ist: Improvement never stops! Dafür setzen wir bewährte Methodiken für das Verbesserungsmanagement ein. Unsere Kunden sind in der Regel im Projektgeschäft tätig: große Bauprojekte, Straßen, U-Bahnen, S-Bahnen, Hochhäuser, Fabrikanlagenbau, große Maschinenprojekte, usw. Überall, wo Projektmanagement-Systeme eingesetzt werden, kommen wir mit unserem Methodenansatz und implementieren diesen im laufenden Projekt so, dass die Kunden es anschließend selbst besser machen können. „Lean Management“ als Stichwort – kontinuierliche Verbesserung.
Was ist ein typischer Usecase für eine KontextMap bei Euch?
Viele Kunden setzen unsere Methodiken zunächst in Pilotprojekten um. Der Erfolg dieser Projekte spricht für sich, sodass Inhaber oder Geschäftsführung im Anschluss oft entscheiden, dass das gut für die gesamte Organisation ist. Egal ob beim Engineering oder im Vertrieb. Dann startet ein Transformationsprojekt, bei dem sich alle Einheiten mit den Methodiken und dem Mindset der kontinuierlichen Verbesserung auseinandersetzen. In diesem Zuge werden Hierarchien abgebaut, die Organisation neu strukturiert usw. So eine Transformation ist ein komplexes Vorhaben, das auf mehreren Ebenen abläuft. Es schließt Führungsthemen, methodische und prozessuale Themen, Qualifizierung, usw., mit ein. Alle diese Themen spielen zusammen, beeinflussen sich gegenseitig. Und damit alle Beteiligten dieses komplexe Zusammenspiel verstehen, nutzen wir die KontextMaps für die Abbildung und Kommunikation der verschiedenen Ebenen. So können sich alle aus den unterschiedlichen Organisationssparten besser zurechtfinden und Antworten auf ihre Fragen finden: Was passiert da gerade? Was sind das für neue Begriffe? Was steckt dahinter? Wo kann ich dazu etwas lernen?
Wir nutzen die KontextMaps also, damit sich Mitarbeiter:innen des Kunden selbstständig einlesen können, sich ein besseres Bild verschaffen können. Und wir steuern damit auch, wie Begriffe wie etwa „Lean“ verstanden werden. „Lean“ kann vielfach interpretiert werden, wie zum Beispiel auch der Begriff Hund. Es gibt verschiedene Rassen, Größen, Farben. Und wir wollen natürlich, dass in den Unternehmen klar ist, worüber wir reden. Deshalb beschreiben wir mit den KontextMaps, wie unser Hund aussieht.
Beim Kunden suchen wir außerdem jemanden aus der Kundenorganisation, der oder die redaktionell den Hut auf hat oder das Intranet betreut, sowie für die Information in der Organisation zuständig ist. Oft ist das auch die Geschäftsleitungsassistenz. Diejenigen schulen wir für den Umgang mit KontextMaps. Dann lernt der Kunde selbst damit zu laufen und kann die Mappings auch noch für weitere Kommunikationsprojekte nutzen.
Hast Du ein Beispielprojekt, zu dem Du etwas erzählen kannst?
Namen kann ich leider nicht nennen, aber wir haben hauptsächlich Konzerne als Kunden, die aus der Baubranche, dem Maschinenbau, dem Fahrzeugbau kommen. Ein großer Maschinenbauer ist beispielsweise ein Projekt. In deren Produktion wurden Verbesserungsprojekte durchgeführt: Bei der Planung, der Innenarchitektur, wurden neue Strategien implementiert und die IT wurde verbessert. Die Führungskreise wurden neu aufgesetzt und dabei sehr präzise Veränderungsprozesse eingeführt. Das hat dazu geführt, dass die gesamte Unternehmensorganisation mit ca. 450 Mitarbeitern verändert wurde. Von Beginn an sollte natürlich die gesamte Belegschaft mitgenommen werden. Dafür wurde eine KontextMap eingesetzt, um über Veränderungen in der Organisation zu informieren und direkt Fragen zu beantworten: Wer ist für was zuständig? Welche Regelungen haben wir? Was steckt hinter dem Begriff „Lean Manager“ und was tut der? Was sind unsere Lean Standards? Das alles ist in der KontextMap zu finden. Je nachdem wo man einsteigt, und das ist ja einer der vielen Vorteile der Maps, kann man dann seinem Interesse folgen und das Thema tiefer ergründen. So haben wir es geschafft, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin bei dem Maschinenbauer die Chance hat, sich auch ohne eigenen großen Bildschirm zu informieren. Zum Beispiel in der Produktion, einfach über Touchscreens in einer Pause, oder auch im Feierabend – einfach mal gucken, was es für Neuerungen in der Organisation gibt. Die KontextMap hat sozusagen das Schwarze Brett dynamisiert und mehr Tiefe gebracht.
Alle sollten Zugriff haben, daher wurden die Maps ins Intranet eingebunden und es gab fest installierte Bildschirme in der Produktionsumgebung.
Das haben wir z.B. auch bei einem großen Baukonzern aus Wien gemacht. Hier haben wir die Map komplett als Beratungsleistung aufgesetzt und jetzt wird sie von dem Konzern selbst weiter geführt. Mitarbeiter:innen können inzwischen selbständig mit KontextMaps umgehen und nutzen die Maps als Informationsplattform. Wir haben auch schon sehr viele Informationsbausteine geliefert: Stimmen vom Vorstand. Warum Transformation? Warum das Thema „Lean“? Was ist die Strategie dahinter? Wo werden wir im Jahr XY stehen? Welche Projekte sind letztes Jahr gelaufen? Welche finden jetzt statt? Wer ist in der Projektleitung? Was ist die Rolle einer Projektleitung? All diese Themen sind da zu finden, bis hin zur Anmeldung in deren Akademie, um sich zu qualifizieren. Man kann auch den Qualifizierungsweg ablesen. Alles drin. Alle Projekte aus dem Hoch- und Tiefbau. Je nach Interesse und je nachdem aus welcher Ecke des Konzerns man kommt, findet man einen Zugang. Man findet immer etwas zu dem, was einen selbst gerade angeht.
Der Vorteil in beiden Beispielen ist, dass es jetzt eine aktive Versorgung mit Informationen gibt, die im Pull-Verfahren laufen. Zu wenig wird also sicher nicht mehr informiert. In den Mappings ist alles übersichtlich und schnell für jeden zu finden. Durch das Publishing ist alles transparent, jetzt liegt es nur noch an den Einzelnen. Die Hürde, sich zu informieren, wurde sehr niedrig gelegt, weil nichts mehr über das sperrige Intranet oder komplexe Wissensmanagement-Systeme läuft.
Worin seht Ihr den Mehrwert einer KontextMap bei Eurer Arbeit?
Wir sind seit über 20 Jahren mit unserem Angebot tätig und seit über 12 Jahren begleiten wir intensiv im Bereich der Transformation. Das wird gewollt und gebraucht. Unser Ansatz hat sich wie ein Lauffeuer verbreitet. Aber wir hatten immer die Schwierigkeit, dass wir im Veränderungsprozess unterschätzt haben, wie wichtig es ist zu kommunizieren. Zeitnah! Zwischenstände! Erfolge und nächste Schritte! Für uns war immer ein Hindernis, dass Marketing- und Kommunikationsabteilungen, Konzerninformationswege, sehr zäh sein können. Das redaktionelle Einstellen jeglicher Information nimmt oft eine unheimliche Schleife, die sehr viel langsamer ist als alles, was an Veränderung vor Ort tatsächlich stattfindet. Mit den KontextMaps sind wir in der Lage, die Inhalte mit relativ wenig Mehraufwand einzustellen und Trainingsunterlagen weiterzugeben. Wir arbeiten dann gar nicht mehr mit Powerpoint oder PDFs, sondern wir sagen einfach: Leute, alles was ihr wissen müsst, ist da drin. Schaut es Euch an. So sind wir in der Gestaltung der Kommunikation über die Programme die wir fahren deutlich besser und viel schneller geworden sind. Das hilft sowohl den Kunden, als auch uns – weil es einfach viel mehr Dynamik gibt.
Wir merken dann konkret, dass uns die Kommunikation in unseren Projekten deutlich leichter fällt. Das ist für uns natürlich direkt geschäftsfördernd, weil wir das schon gleich bei der Akquise mit verkaufen. Alle kennen das Problem, aber niemand sonst hat eine richtig gute Lösung – daher ist das auch in der Auftragsgewinnung ein Pluspunkt für uns.
Auf der anderen Seite sehen wir, dass unsere Kunden die Mappings haben möchte, eben weil sie die Leichtigkeit schätzen, mit der wir professionell während der Projekte kommunizieren. Die Kunden sehen, dass wir die Zusammenhänge und die vernetzten Abhängigkeiten in allen Projektphasen auch mitteilen – was letztlich zu einem größeren Erfolg führt. In einem statischen Ordnerverfahren, ob mit Sharepoint oder jedem anderen Tool, schaffen die Mitarbeiter:innen selten den Absprung, auch in andere Ecken zu schauen. Die KontextMaps schaffen genau das. Dadurch stillen sie schneller und besser den Informationshunger, der gerade bei solchen Projekten, wie wir sie durchführen, entsteht.
Verwendet Ihr Inhalte, die Ihr bereits habt?
Ja. Aktuell bauen wir unser Kompetenzteam weiter auf und legen in dem Zuge Textbausteine, Bilder, Inhalte generell so ab, dass sie überall zur Verfügung stehen und auch automatisiert gepflegt werden können. Das untermauert unser Knowhow als Beratung nach außen zu den Kunden. Daher ist es für uns ein wesentliches Asset, dass wir unsere Beratungsprodukte so aufbereitet haben und auch pflegen können.
Die KontextMaps helfen uns auch dahingehend, dass wir so alles wesentlich strukturierter beisammen haben und z.B. auch verschiedene Sprachen abbilden können. Das verlangt zwar anfangs etwas Disziplin, aber die hilft uns in der Güte, mit der wir als Beratung auftreten.
Wir müssen die Maps also nicht für jeden Kunden neu anlegen, sondern verwenden Templates und setzen auf den selben Urdaten auf. Da wir oft vergleichbare Themen haben, können wir so auch relativ schnell in ein neues Brand-CI hinein publishen.
Was ist der große Vorteil für Eure Kunden?
Es ist ein großer Vorteil für die Kunden, dass die Wissensverteilung damit so schnell geht. Sie müssen sich zudem mit dem Prozess, den wir anstoßen, intensiv auseinandersetzen – inklusive der Weitergabe von Informationen. Deshalb müssen sie sauberer werden in ihrer Wissensverteilung.
Sie können außerdem fast sofort ab Projektstart auf hochprofessionellen Content zugreifen. Den hätten sie sich vorher aus zig Lektüren zusammenschreiben müssen. Wir haben alle Inhalte vorbereitet, die meisten unserer Methoden sind standardisiert, die Prozesse funktionieren. Und dafür müssen sie nicht besonders viel bezahlen. Wir bringen das einfach als Mehrwert mit ein und rechnen nicht pro Buchstabe ab oder so.
Wo wollt ihr mit den KontextMaps hin?
Erstens wollen wir, dass unser Content – das sind über elf tausend Seiten Powerpoint – so in einer Bibliothek aufgebaut ist, dass wir alles auch bei Kundenprojekten mit Mappings veröffentlichen können.
Und zweitens wollen wir, dass sowohl in jedem Transformationsprojekt, als auch in unserer Akademie die Beratung nicht ausschließlich durch die persönliche Anwesenheit des Beraters spürbar ist. Sondern eben auch über ein Tool, das wir in die Organisation des Kunden mit einsteuern, das nochmals einen Mehrwert in der professionellen Beratung darstellt. So können Kunden im Selbststudium noch mehr zu der Materie von unserer Seite aus finden, ohne gleich einen kompletten Berater buchen zu müssen. Das ist auch ein Abgrenzungsmerkmal gegenüber unseren Wettbewerbern und Vorteil für den Kunden.
Vielen Dank Robert!
